Съдържание на одиторския файл: всички полета по Приложение № 38

Одиторският файл е XML файл, чиито полета са описани едно по едно в Приложение № 38 към чл. 52т, ал. 2 от Наредба Н-18. По-долу са всички полета, подредени в групите, в които се попълват: магазин и период, данни за поръчката, артикули, общи суми, начин на плащане и върнати поръчки. За всяко поле има XML елемента, дали таблицата в приложението го отбелязва като задължително и какво съдържа, казано просто.

1. <!-- магазин и период -->
2. <EIK>123456789</EIK>
3. <E_SHOP_N>НОМЕР-ОТ-НАП</E_SHOP_N>
4. <E_SHOP_TYPE>1</E_SHOP_TYPE>
5. <DOMAIN_NAME>primer-magazin.bg</DOMAIN_NAME>
6. <CREATION_DATE>2026-11-05</CREATION_DATE>
7. <MON>10</MON>
8. <GOD>2026</GOD>
9. <!-- поръчка -->
10. <ORD_N>1042</ORD_N>
11. <ORD_D>2026-10-14</ORD_D>
12. <DOC_N>0000000127</DOC_N>
13. <DOC_DATE>2026-10-14</DOC_DATE>
14. <!-- артикул -->
15. <ART_NAME>Керамична чаша</ART_NAME>
16. <ART_QUANT>2.00</ART_QUANT>
17. <ART_PRICE>10.00</ART_PRICE>
18. <ART_VAT_RATE>20</ART_VAT_RATE>
19. <ART_VAT>4.00</ART_VAT>
20. <ART_SUM>24.00</ART_SUM>
21. <!-- общо за поръчката и плащане -->
22. <ORD_TOTAL1>20.00</ORD_TOTAL1>
23. <ORD_DISC>0.00</ORD_DISC>
24. <ORD_VAT>4.00</ORD_VAT>
25. <ORD_TOTAL2>24.00</ORD_TOTAL2>
26. <PAYM>4</PAYM>
27. <POS_N></POS_N>
28. <TRANS_N>РЕФЕРЕНТЕН-НОМЕР</TRANS_N>
29. <PROC_ID>ИДЕНТИФИКАТОР И ИМЕ</PROC_ID>
30. <!-- върнати поръчки през месеца -->
31. <R_ORD>1</R_ORD>
32. <R_ORD_N>0987</R_ORD_N>
33. <R_AMOUNT>12.00</R_AMOUNT>
34. <R_DATE>2026-10-20</R_DATE>
35. <R_PAYM>2</R_PAYM>
36. <R_TOTAL>12.00</R_TOTAL>

EIK

ЕИК на задълженото лице

Задължително

ЕИК на фирмата, която подава файла.

Опростен пример с измислени данни: показва полетата от Приложение № 38 и връзката между тях, а не точния формат на файла. Реалният файл съдържа всички поръчки за месеца и се изготвя от софтуер.

Как е устроен файлът

Самото приложение е таблица: „Приложението описва в табличен вид данните, които ще се подават в XML формат.“ За всяко поле в нея има наименование, XML елемент, тип, номенклатура (където има), колона „Задължителен“ и забележка.

Логиката на файла е следната:

• Заглавна част. Веднъж за целия файл: кой подава, за кой магазин и за кой месец.
• Поръчките. За всяка поръчка поотделно: номер и дата, документът по чл. 52о, ако е издаден, артикулите, общите суми и начинът на плащане.
• Върнатите поръчки. Накрая, за целия месец: върнатите на клиентите суми и общият им брой и стойност.

В приложението елементите се изписват с главни букви, например ORD_TOTAL2. Колоната „Задължителен“ има стойност „да“ или „не“, а при някои полета със стойност „не“ забележката уточнява кога все пак се попълват задължително. Тези случаи са отбелязани по-долу със звездичка.

Заглавна част: магазинът и периодът

Поле	Елемент	Задължително	Какво съдържа
ЕИК на търговеца	EIK	да	ЕИК на задълженото лице, тоест на търговеца в алтернативния режим.
Уникален номер на магазина	E_SHOP_N	да	Номерът на електронния магазин, получен от НАП при подаване на информация по Приложение № 33.
Тип на магазина	E_SHOP_TYPE	да	„1“ при собствен или индивидуално нает домейн, „2“ при продажба чрез онлайн платформа.
Уеб адрес	DOMAIN_NAME	да	Домейнът на магазина, а при онлайн платформа линкът към магазина в платформата или към страница с всички предлагани в нея стоки и услуги.
Дата на създаване	CREATION_DATE	да	Датата, на която е създаден файлът, във формат ГГГГ-ММ-ДД.
Месец	MON	да	Календарният месец, за който се подава информацията: цяло число с два знака, от 01 до 12.
Година	GOD	да	Календарната година, за която се подава информацията: цяло число с четири знака.

Заглавната част е една, с едно поле за уникален номер и едно за уеб адрес. Всеки електронен магазин се регистрира отделно и получава свой номер, затова един файл е за един магазин. Ако продаваш в онлайн платформа, типът е „2“, а адресът е линкът към магазина ти в нея. Повече: Маркетплейси.

Данни за поръчката

Поле	Елемент	Задължително	Какво съдържа
Номер на поръчката	ORD_N	да	Уникалният номер на поръчката в софтуера на електронния магазин.
Дата на поръчката	ORD_D	да	Датата на поръчката, ГГГГ-ММ-ДД.
Номер на документа по чл. 52о	DOC_N	не*	Цяло число с 10 знака. Попълва се задължително, когато за продажбата е издаден документ по чл. 52о, ал. 1, т. 1.
Дата на документа по чл. 52о	DOC_DATE	да	Датата на този документ, ГГГГ-ММ-ДД.

Номерът на поръчката и номерът на документа са различни неща. Първият идва от софтуера на магазина, вторият е номерът на документа по чл. 52о, който наредбата иска да е 10-разряден, да нараства с 1 за всяка продажба и да е уникален за цялата дейност на електронния магазин и търговеца.

Таблицата отбелязва номера на документа като незадължителен, а датата му като задължителна. Коя дата се попълва за поръчка, за която документ по чл. 52о не е издаден, например при наложен платеж или банков превод, текстът на наредбата не уточнява.

Артикулите в поръчката

За всеки артикул в поръчката има отделен ред с шест полета.

Поле	Елемент	Задължително	Какво съдържа
Наименование	ART_NAME	да	Какво е продадено: наименованието на стоката или услугата в този ред.
Количество	ART_QUANT	да	Количеството, формат 0.00.
Единична цена	ART_PRICE	да	Единична цена без отстъпка и без ДДС, в евро, формат 0.00.
Ставка на ДДС	ART_VAT_RATE	да	Ставката на ДДС за реда.
ДДС на реда	ART_VAT	да	Общата сума на ДДС за реда, в евро, формат 0.00.
Сума с ДДС	ART_SUM	да	Общата сума на реда с ДДС, в евро, формат 0.00.

За ставката на ДДС таблицата дава формат „Цяло число, 2 знака“ при първия артикул и „0.00“ при следващите. Във файла има поле за ставката, но не и за кода на данъчната група: данъчната група е реквизит на документа по чл. 52о, а не на файла. Коя ставка се пише при продажба, обложена с ДДС в друга държава от Европейския съюз, текстът на наредбата и становищата на НАП не уреждат изрично.

Общите суми на поръчката

Поле	Елемент	Задължително	Какво съдържа
Стойност без отстъпка и без ДДС	ORD_TOTAL1	да	Общата стойност на поръчката преди отстъпката и без ДДС, формат 0.00.
Отстъпка	ORD_DISC	да	Сумата на отстъпката по поръчката, в евро.
ДДС	ORD_VAT	да	Сумата на ДДС по поръчката, в евро.
Стойност с ДДС	ORD_TOTAL2	да	Общата стойност на поръчката с ДДС, формат 0.00.

Четирите суми на поръчката трябва да са свързани логически помежду си и с редовете на артикулите. В становища НАП посочва, че файлът трябва да съдържа логически и аритметично коректна информация и че верността ѝ се проверява при подаването. Какво да направиш, ако файлът не мине проверката: Грешки при подаване.

Начинът на плащане

Поле	Елемент	Задължително	Какво съдържа
Начин на плащане	PAYM	да	Код от 1 до 6: 1 освободено по чл. 3 плащане без ППП, 2 виртуален ПОС, 3 наложен платеж с ППП, 4 доставчик на платежни услуги, 5 друг вид плащане, неизискващо фискален бон, 6 плащане, отразено с фискален бон.
Номер на виртуален ПОС	POS_N	не*	Задължителен, когато плащането е през виртуален ПОС, свързан директно с платежна сметка на търговеца. Попълва се и при ПОС на доставчик на платежни услуги, ако търговецът разполага с номера му.
Референтен номер на трансакцията	TRANS_N	не*	Задължителен, когато плащането е извършено чрез виртуален ПОС.
Идентификатор на доставчика на платежни услуги	PROC_ID	не*	Задължителен, когато плащането е извършено чрез доставчик на платежни услуги: ЕИК, а за чуждестранни лица ДДС номер, номер от търговски регистър, идентификационен номер за данъчни цели или друг, както и наименованието на доставчика.

Във файла влизат всички поръчки, а не само плащанията с карта. В становище НАП посочва, че при съставянето на файла се въвеждат данни за начина на плащане на всяка отделна поръчка, като се избира вид плащане от 1 до 6. Какво покрива всеки код: Начини на плащане.

Върнатите поръчки

Всички полета в този блок са отбелязани като задължителни.

Поле	Елемент	Какво съдържа
Брой върнати поръчки	R_ORD	Броят изцяло или частично върнати поръчки през периода, цяло число.
Номер на върнатата поръчка	R_ORD_N	Уникалният номер на поръчката в софтуера на електронния магазин.
Върната сума	R_AMOUNT	Сумата, върната на клиента, в евро.
Дата на връщане	R_DATE	Датата на връщане на сумата, ГГГГ-ММ-ДД.
Начин на връщане	R_PAYM	1 по платежна сметка, 2 по карта, 3 в брой, 4 друг.
Обща стойност	R_TOTAL	Общата стойност с ДДС на всички изцяло или частично върнати поръчки през периода.

Дали R_ORD брои поръчките или отделните връщания и дали R_TOTAL е сборът на върнатите суми или стойността на върнатите поръчки, текстът на наредбата и становищата на НАП не уреждат изрично. Повече за връщанията и месеца, в който се отразяват: Връщания.

Какво няма във файла

• Данни за купувача. Няма поле за име, адрес, имейл, телефон или ДДС номер на клиента.
• Данъчна група. Има ставка на ДДС за всеки артикул, но не и код на данъчната група.
• Обща сума на продажбите за месеца. Всяка поръчка има свои общи суми, а единствената обща стойност за месеца е R_TOTAL за върнатите поръчки.

Освен датата на създаване на файла, датите в него са три: на поръчката, на документа по чл. 52о и на връщането на сумата. От 1 януари 2026 г. полетата за суми в приложението са „в евро“, а старите текстове, които говорят за левове, описват файла отпреди тази дата: Одиторският файл в евро.

Ако не искаш да попълваш тези полета на ръка, софтуер като Take a NAP генерира файла от данните на свързания магазин: поръчки, плащания, издадени документи и върнати суми.