Връщания на суми в одиторския файл

Когато върнеш пари на клиент, одиторският файл го отразява в отделен блок за върнатите поръчки. В него се записва колко, кога и как е върнато. Тук е описан блокът по Приложение № 38, в кой месец влиза връщането, как се отразява частичното връщане, кога има сторно и кои въпроси текстът оставя открити.

Полетата за върнатите поръчки

Блокът е в края на файла. Всички полета в него са отбелязани в Приложение № 38 като задължителни.

Поле	Елемент	Какво съдържа
Брой върнати поръчки	R_ORD	„Брой изцяло или частично върнати поръчки през периода“, цяло число.
Номер на върнатата поръчка	R_ORD_N	Уникалният номер на поръчката в софтуера на електронния магазин.
Върната сума	R_AMOUNT	„Върната сума на клиента - в евро“.
Дата на връщане	R_DATE	„Дата на връщане на сумата“, ГГГГ-ММ-ДД.
Начин на връщане	R_PAYM	1 по платежна сметка, 2 по карта, 3 в брой, 4 друг.
Обща стойност	R_TOTAL	„Обща стойност с ДДС на всички изцяло или частично върнати поръчки през периода“.

Номерът на върнатата поръчка е уникалният ѝ номер в софтуера на магазина, тоест същият, който стои в полето за номер на поръчката (ORD_N), когато поръчката е отчетена като продажба. Така двата записа могат да бъдат свързани. Всички полета на файла: Съдържание на одиторския файл.

В кой месец влиза връщането

Блокът отчита „изцяло или частично върнати поръчки през периода“ и носи „Дата на връщане на сумата“. Затова връщането се отразява във файла за месеца, в който сумата е върната на клиента. Самата продажба остава в месеца, в който е отчетена.

Пример: клиент плаща поръчка с карта в края на октомври, а на 4 ноември ти му възстановяваш част от сумата. Връщането влиза във файла за ноември, с дата 4 ноември и начин на връщане „по карта“, независимо в кой месец е отчетена самата продажба.

Пълно и частично връщане

Текстът на приложението говори за „изцяло или частично върнати поръчки“. Частичното връщане се отразява по същия начин като пълното: с номера на поръчката, върнатата сума, датата и начина на връщане. Сумата в R_AMOUNT е сумата, която реално е върната на клиента.

Сторно не се издава при връщане по карта или по сметка

Сторното е операция на фискалното устройство:

„Сторно операция при рекламация или връщане на стока, при операторска грешка или при намаление на данъчната основа, след приключена сметка на клиента, се документира чрез издаване на документ от ФУ или ИАСУТД.“

За документа по чл. 52о, тоест електронната бележка, наредбата не предвижда сторно, кредитен или друг документ за връщане. В алтернативния режим връщането на сума се отразява в блока за върнатите поръчки на одиторския файл. Издаденият документ по чл. 52о остава такъв, какъвто е.

В становище НАП посочва, че когато сумите се възстановяват не в брой, а по платежна сметка или чрез обратно нареждане по кредитна или дебитна карта, документирането на операцията не попада в обхвата на чл. 31 и не е обект на регулация на наредбата. В друго становище, отново за връщане по банков път или по карта, НАП посочва, че сторно фискален бон не се издава, и изброява като доказателства извлечения от банкови или други платежни сметки и отчетността на ПОС терминала. Пази тези документи заедно с отчетността за месеца.

Връщане в брой при продажба с фискален бон

Когато продажбата е регистрирана с фискален бон, например наложен платеж, платен в брой при получаване, но не чрез пощенски паричен превод, а сумата се връща в брой, наредбата изисква сторно операция в момента на връщането:

„Сторно операция при връщане или рекламация на стока или при намаление на данъчната основа се документира в момента на възстановяване изцяло или частично в брой на заплатената от клиента сума.“

Сторно документът се издава от фискално устройство или ИАСУТД и посочва бона, по който се прави (чл. 31, ал. 1 и 2). Чл. 31, ал. 3а допуска сторно чрез интегрирана автоматизирана система (ИАСУТД) и когато сумата се връща по банков път или по карта, ако системата е одобрена с функционалност за продажби, платени с банков превод. В одиторския файл връщането се отразява в блока за върнатите поръчки, с начин на връщане, който отговаря на начина, по който са върнати парите. Повече за поръчките с наложен платеж: Наложен платеж.

Какво остава неуредено

Текстът на наредбата и становищата на НАП не уреждат изрично няколко въпроса:

• R_ORD. Дали полето брои върнатите поръчки или отделните връщания, когато по една поръчка има повече от едно връщане.
• R_TOTAL. Дали е сборът на върнатите суми или общата стойност на върнатите поръчки, както подсказва наименованието му.
• Оспорено плащане (chargeback). Дали сума, която банката на клиента е върнала по негово оспорване, се отразява като връщане.
• Кредит в магазина или ваучер. Какво се отразява във файла, когато вместо пари клиентът получава кредит или ваучер.

За тези случаи обсъди подхода със счетоводството и го прилагай последователно всеки месец.

Ако файлът се изготвя от софтуер, връщанията се взимат от данните в магазина. Take a NAP взима върнатите суми от свързаната платформа, когато тя ги предоставя, и ги включва в одиторския файл.