Срок за подаване на одиторския файл: до 15-о число на следващия месец

Одиторският файл се подава веднъж месечно, за всеки календарен месец поотделно. Срокът е един и същ за всички месеци: до 15-о число на следващия месец. Тук са правилото с примери, таблиците със сроковете за 2026 и 2027 г. и трите случая, в които търговците най-често се колебаят: месец без продажби, 15-о число в почивен ден и закъснение.

Какво казва наредбата

Срокът е във второто изречение на чл. 52т, ал. 2 от Наредба Н-18:

Първото изречение на същата алинея определя, че файлът се подава за всеки календарен месец. Месецът и годината, за които е файлът, са задължителни полета в него: MON („Календарен месец, за който се подава информацията“) и GOD („Календарна година, за която се подава информацията“). Ал. 3 на същия член добавя, че подаването става по електронен път по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс.

Как се смята срокът

Правилото е просто: вземаш месеца, за който е файлът, и добавяш един месец до 15-о число.

• Файлът за януари се подава до 15 февруари, файлът за февруари до 15 март и така нататък.
• Файлът за декември се подава до 15 януари на следващата година. Файлът за декември 2026 г. например е със срок 15 януари 2027 г.
• Срокът не зависи от това кога е последната продажба през месеца или кога е изготвен файлът. Важи календарният месец, за който е файлът.

Наредбата определя само крайния срок. Файлът обаче е за целия календарен месец, затова се изготвя и подава след края му: на практика между 1-во и 15-о число на следващия месец.

Пример: магазин продава през целия октомври 2026 г. В началото на ноември изготвя файла за октомври, проверява го и го подава до 15 ноември 2026 г.

Срокове за 2026 г.

Таблицата показва до коя дата се подава файлът за всеки месец на 2026 г. Сроковете, които се падат в събота или неделя, са оцветени различно.

През 2026 г. 15-о число е в събота или неделя при файловете за януари, февруари, юли и октомври. Какво значи това за подаването, е обяснено по-долу.

Срокове за 2027 г.

През 2027 г. в събота или неделя се падат сроковете на файловете за април, юли и декември.

Месец без продажби

Според становище на НАП, ако през месеца в електронния магазин няма нито една продажба, файл за този месец не се подава. НАП посочва, че в нормативната уредба няма изрична разпоредба, която да задължава търговеца в алтернативния режим да подава одиторски файл за месец, в който не е извършил нито една продажба чрез електронния си магазин.

Това не е „нулев файл“ или файл без поръчки: за такъв месец просто нищо не се подава. Ако през месеца има дори една продажба, файлът за него се подава в обичайния срок.

Становището не разглежда месец без продажби, в който са върнати суми по по-стари поръчки. За такъв случай се допитай до НАП или до счетоводството си.

Когато 15-о число е в почивен ден

Наредбата препраща към реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс за подаването на данните, но нито тя, нито становищата на НАП казват изрично дали срокът по чл. 52т, ал. 2 се премества, когато 15-о число е събота, неделя или официален празник.

Затова не разчитай на преместване. Подай файла до 15-о число, а когато то е в почивен ден, в последния работен ден преди него.

Пример: срокът на файла за октомври 2026 г. е 15 ноември 2026 г., а това е неделя. Безопасният вариант е файлът да бъде подаден най-късно в петък, 13 ноември.

Какво става, ако файлът не бъде подаден

Подаването на одиторския файл е едно от изискванията на чл. 52о - 52т. Последицата от неизпълнението им е описана в чл. 52у:

С други думи, търговецът губи правото да издава документ по чл. 52о вместо фискален бон за плащанията с карта, а магазинът може да бъде заличен от публичния списък на електронните магазини, докато изискванията не бъдат изпълнени.

Наредба Н-18 не съдържа отделна глоба за неподаден или закъснял одиторски файл. ЗДДС има обща санкция за нарушение на чл. 118 или на нормативен акт по прилагането му (чл. 185, ал. 2), но текстът и становищата на НАП не уреждат изрично как тя се прилага към одиторския файл. От кой момент и за колко време важи последицата по чл. 52у, текстът на наредбата и становищата на НАП също не уреждат изрично. Повече: Санкции и загуба на режима.

Не оставяй подаването за последния ден

Срокът е крайна дата, а не ден за подаване. Има няколко практични причини да подадеш файла по-рано:

• Проверката при подаване. Порталът на НАП проверява логическата и аритметичната коректност на данните във файла. Ако файлът не мине проверката на 15-о число, остава малко време да провериш данните и да подадеш отново. Какво да направиш тогава: Грешки при подаване.
• КЕП. Подаването изисква квалифициран електронен подпис. Провери предварително дали подписът е валиден и под ръка.
• Друг човек помага. Ако с файла работи и друг човек, например счетоводството, добави време да го получи и да го прегледа.

Удобно е да си определиш постоянен ден в началото на месеца, в който файлът се изготвя, преглежда и подава. Ако използваш Take a NAP, приложението генерира файла автоматично в избран от теб ден между 1-во и 15-о число и ти го изпраща по имейл. Приложението не подава файла: подаването в портала на НАП остава твое задължение.