Кой подава одиторски файл и кой не

Одиторският файл не е задължение на всеки онлайн магазин. Подава го само търговецът, който е в алтернативния режим. Объркването идва оттам, че регистрацията на магазина в НАП и алтернативният режим са две различни неща. Ето кой подава файла, кой не и защо.

Краткият отговор

Задължението е формулирано в чл. 52т, ал. 2 от Наредба Н-18:

„Лицето по чл. 3, ал. 17 е длъжно за всеки календарен месец да подава към НАП стандартизиран одиторски файл съгласно приложение № 38 …“

„Лицето по чл. 3, ал. 17“ е търговецът, който продава чрез електронен магазин и регистрира плащанията с карта по интернет с документ по чл. 52о вместо с фискален бон. В становища НАП посочва, че разпоредбата е приложима „само и единствено“ когато търговецът се възползва от този ред. Ако не си в алтернативния режим, нямаш задължение за одиторски файл.

Когато си в режима, файлът не е само за картите. Според становища на НАП той съдържа всички поръчки в електронния магазин и начина, по който са платени, включително наложения платеж и банковия превод.

Регистрацията не е режимът

Магазинът се регистрира в НАП по Приложение № 33 преди началото на продажбите. Това задължение е по чл. 52м и важи за всеки търговец, който продава чрез електронен магазин и приема плащания, изискващи фискален бон, независимо дали е в режима.

Влизането в режима е друго действие. Търговецът в режима подава и данните по т. 7 от Приложение № 33: начините на плащане, доставчиците на платежни услуги, сметките и номерата на виртуалните ПОС. При подаването на тези данни магазинът получава уникален номер от НАП, а този номер е задължително поле в одиторския файл.

В становище НАП посочва, че търговец, който ще издава фискални бонове, попълва Приложение № 33 до т. 6 включително, а т. 7 не се попълва. Такъв магазин е регистриран, но не е в режима и не подава файл.

Твоят случай	Регистрация по Приложение № 33	Одиторски файл
Алтернативен режим (документ по чл. 52о за картите)	да, с данните по т. 7	да, всеки месец
Карти и други плащания с фискални бонове	да, до т. 6 включително	не
Наложен платеж с бон, без плащания с карта	да	не
Само банкови преводи или пощенски парични преводи	не е задължителна, може доброволно	не

Подробно за самата регистрация: Регистрация на електронен магазин.

Кой изобщо не попада в задълженията

Магазин само с банкови преводи или ППП

Банковият превод, внасянето на пари по платежна сметка, директният дебит, наличният паричен превод чрез доставчик на платежни услуги и пощенският паричен превод не изискват фискален бон (чл. 3, ал. 1). Според становища на НАП магазин, който приема само такива плащания, не е лице по чл. 3 и няма задължение да регистрира електронния си магазин. Може да го регистрира доброволно, ако иска да е в публичния списък на електронните магазини.

Магазин с наложен платеж

Наложеният платеж, платен в брой или с карта при получаване на пратката, не е сред освободените начини на плащане. В становище НАП посочва, че затова търговецът с наложен платеж е лице по чл. 3 и трябва да регистрира магазина. Това не го вкарва в алтернативния режим: режимът изисква магазинът да приема неприсъствени плащания с карта. Отделен случай е плащането с пощенски паричен превод, обяснено в Наложен платеж.

Свободни професии и занаятчии

Чл. 4 от наредбата освобождава някои дейности от задължението за фискално устройство. Сред тях са „дейност на лица, упражняващи свободна професия“ (т. 8) и занаятът, когато занаятчиите „извършват услугите с личен труд, не са регистрирани по Закона за данък върху добавената стойност и не са търговци по смисъла на Търговския закон“ (т. 7). В становище НАП посочва, че лице, упражняващо свободна професия, не попада в обхвата на лицата по чл. 3 и няма задължение да регистрира електронен магазин. За занаятчиите такова становище няма, а освобождаването по т. 7 важи само когато трите условия са изпълнени едновременно.

Чуждестранен продавач

Наредба Н-18 се прилага, когато търговският обект, от който се продава, е в България. В становище НАП посочва, че при електронната търговия това е мястото, от което търговецът реално управлява продажбите си (приема заявки, обработва поръчки, организира транспорта), а ако такова място не може да се определи, адресът на управление. Местоположението на сървъра не е решаващо. По този въпрос има и становища с различен подход, затова при съмнение реши го със счетоводството си или попитай НАП.

Регистрацията по ДДС не променя нищо

Честа заблуда е, че режимът и файлът са само за регистрираните по ДДС. Не е така. ЗДДС задължава „всяко регистрирано и нерегистрирано по този закон лице“ да регистрира продажбите си, а условията на чл. 3, ал. 17 не включват регистрация по ДДС. Наредбата изисква и регистриране по данъчни групи „независимо дали е регистрирано или не по ЗДДС“ (чл. 27, ал. 2). Магазин, който не е регистриран по ДДС, може да е в режима и тогава подава файла като всеки друг.

Един файл за всеки магазин

Наредбата иска всеки електронен магазин да се декларира отделно:

„Информацията по ал. 1 се подава отделно за всеки електронен магазин, чрез който се извършват продажби.“

Всеки магазин в режима получава свой уникален номер, а заглавната част на одиторския файл съдържа точно един номер на магазин и един уеб адрес. Затова файлът се изготвя за всеки магазин поотделно.

Няколко домейна. Становищата на НАП третират всеки домейн като отделен електронен магазин. В едно от тях три сайта с обща администрация се декларират с три отделни приложения, а в друго два сайта с един и същ продавач, една сметка при доставчика на плащанията и една банкова сметка също се декларират поотделно. Значи и номерата, и файловете са отделни.

Собствен сайт и маркетплейс. Магазинът ти в платформа като eMAG или Etsy също може да е електронен магазин и тогава се декларира отделно. В становище НАП разглежда въпросите за одиторския файл само за собствения магазин на запитващия, без да се произнася за продажбите му в маркетплейс. Повече: Маркетплейси.

Кой отговаря, когато файлът се генерира от софтуер

Наредбата определя формата и съдържанието на файла, но не и софтуера, с който се изготвя. В становище НАП посочва, че няма пречка информацията за продажбите да бъде генерирана от онлайн платформата, стига да отговаря на изискванията на Приложение № 38. Файлът може да дойде от платформата на магазина, от приставка или от външна услуга.

Задължението обаче не се прехвърля. Чл. 52т, ал. 2 задължава лицето по чл. 3, ал. 17, тоест търговеца. Затова провери файла или го дай на счетоводството, преди да бъде подаден. Take a NAP генерира одиторския файл от данните на магазина ти, а подаването в портала на НАП остава твое задължение.