Как се подава одиторски файл в НАП

Одиторският файл се подава по един-единствен начин: по електронен път, през портала за е-услуги на НАП, с квалифициран електронен подпис. Преди първото подаване има подготовка, която се прави веднъж. Тук е описано какво трябва да имаш преди първото подаване, как се казва услугата в портала, как минава подаването, какво проверява системата и какво да запазиш след това.

Какво ти трябва преди първото подаване

1. Регистриран електронен магазин с уникален номер. Магазинът се регистрира по Приложение № 33 преди началото на продажбите. Уникалният номер се присвоява, когато подадеш т. 7 от приложението, тоест информацията по чл. 52р, която попълват само търговците в алтернативния режим. В становище НАП посочва, че номерът се вписва в електронното съобщение-потвърждение, което получаваш. Номерът е задължително поле във файла, затова без него файл не може да бъде подаден. Той не се вижда в публичния списък на електронните магазини, затова го пази от потвърждението. Подробно: Регистрация на електронен магазин.

2. Квалифициран електронен подпис (КЕП). Наредбата изисква КЕП за регистрацията на магазина, а становищата на НАП описват и услугата за одиторския файл като достъпна с КЕП. Провери навреме дали подписът ти е валиден.

3. Самият файл. XML файл, изготвен по Приложение № 38, за един електронен магазин и за един календарен месец. Ако имаш няколко магазина, всеки има свой уникален номер и за всеки се подава отделен файл. Какво трябва да съдържа: Съдържание на одиторския файл.

Услугата в портала на НАП

Подаването става по реда, който определя чл. 52т, ал. 3:

Електронната услуга в портала за е-услуги на НАП се казва „Стандартизиран одиторски файл от лице по чл. 3, ал. 17 от Наредба №Н-18/2006 г.“ и се намира в раздела „Предоставяне на информация за електронни магазини“. Така я назовават и становищата на НАП. Пряк адрес: portal.nra.bg/details/odit-317.

Не я бъркай с услугата за регистрацията на магазина. Тя е в същия раздел, но се казва „Информация, подавана от лицата по чл. 3 от Наредба №Н-18/2006 г., извършващи продажби на стоки/услуги чрез електронен магазин“. Регистрацията се подава веднъж, с актуализация при промяна, а одиторският файл всеки месец.

Как минава подаването

На високо ниво подаването има пет стъпки:

1. Влизаш в портала за е-услуги на НАП с квалифицирания си електронен подпис.
2. Отваряш услугата „Стандартизиран одиторски файл от лице по чл. 3, ал. 17 от Наредба №Н-18/2006 г.“.
3. Качваш XML файла за съответния месец.
4. Системата проверява файла при подаването.
5. Резултатът от проверката се вижда в портала.

Описанието е общо, защото начинът, по който изглежда порталът, може да се променя. Неизменното е, че подаването е онлайн, с КЕП, в посочената услуга, и че файлът се проверява още при подаването.

Срокът е до 15-о число на месеца, следващ месеца, за който е файлът. Според становище на НАП за месец без нито една продажба файл не се подава. Таблици и примери: Срок за подаване.

Какво проверява порталът

В становища НАП посочва, че файлът трябва да съдържа уникалния номер на електронния магазин, както и „логически и аритметично коректна информация, верността на която се проверява при подаване през електронната услуга“.

Ако файлът не мине проверката, провери данните, поправи ги там, където са въведени, и подай отново преди изтичането на срока. Какво да провериш и какво да направиш: Грешки при подаване.

Проверката е за логическата и аритметичната вярност на подадените данни. Дали във файла са всички поръчки от магазина, остава отговорност на търговеца. В становища НАП посочва, че файлът съдържа информация за всички направени в електронния магазин поръчки и начина, по който са платени, а не само плащанията с карта.

Имейлът не е подаване

Изпращането на XML файла по имейл до НАП не е подаване. В становище по случай, в който търговец е изпратил файла си за месеца по имейл, НАП отговаря, че изискванията на наредбата не са спазени, и описва подаването през портала за е-услуги с квалифициран електронен подпис.

Наредбата изисква подаване по електронен път по реда на ДОПК, а според становище на НАП това става само чрез електронната услуга в портала. Ако някой ти предложи да изпратиш файла по друг път, например по имейл, това не е подаване.

Кой може да подаде файла

Задължението по чл. 52т, ал. 2 е на търговеца, дори когато файлът е генериран от платформа или от външен софтуер. В становище НАП посочва, че няма пречка информацията за продажбите да бъде генерирана от онлайн платформата, стига да отговаря на изискванията на Приложение № 38. Подава я обаче търговецът, защото наредбата задължава него.

Често подаването се поема от счетоводството на магазина. Наредбата обаче само препраща към реда на ДОПК и не урежда изрично подаването от счетоводител или друго упълномощено лице, а становищата на НАП не разглеждат този въпрос. Ако файлът ще се подава от друг човек, уточни предварително с НАП как да бъде уредено, за да не остане въпросът за последния ден.

Какво да запазиш след подаването

След всяко подаване запази:

• Подадения файл. Точно XML файла, качен в портала, без последващи промени.
• Резултата от проверката. Запази го като файл или разпечатка, с датата на подаване. Ако някога възникне въпрос дали и кога е подаден файлът за даден месец, това е отговорът.
• Данните, от които е изготвен файлът. Поръчките, издадените документи по чл. 52о и върнатите суми за месеца.

Пази тези файлове заедно с останалата отчетност на магазина, подредени по месеци.

Софтуерът, с който се изготвя файлът

Наредбата не изисква определен софтуер. В становище НАП посочва, че наредбата въвежда изисквания за формата и съдържанието на одиторския файл, както и за сроковете и начина на подаването му, „но не и за методите и софтуера, използвани за неговото попълване“. Файлът може да бъде генериран от платформата на магазина, от приставка или от външна услуга, без сертифициране или одобрение, стига да отговаря на Приложение № 38.

Ако файлът е генериран от софтуер, не го редактирай на ръка преди подаване: ръчната промяна лесно разваля структурата или връзката между сумите. Take a NAP например генерира файла автоматично от данните на свързания магазин в избран от теб ден между 1-во и 15-о число и ти го изпраща по имейл. Подаването в портала остава при теб: приложението не подава файлове към НАП.