Електронна бележка: документът по чл. 52о и неговите реквизити

Когато магазинът е в алтернативния режим, клиентът, който плаща с карта в сайта, не получава фискален бон. Вместо него получава по електронен път документ по чл. 52о от Наредба Н-18. Наредбата го нарича „документ за регистриране на продажбата“, а в практиката е известен като електронна бележка. Ето какво трябва да съдържа, кога се изпраща и какво не е задължително.

Реквизитите

Всичко, което документът трябва да съдържа, е изброено в чл. 52о, ал. 1:

Казано просто, документът показва:

1. Наименование, номер и дата. Наименованието е реквизит, но наредбата не предписва думите. Номерът е 10-цифрен.
2. Твоите данни. За фирма: наименование, ЕИК, седалище и адрес на управление и имейл или телефон.
3. Номера на поръчката в магазина.
4. Номера на трансакцията при доставчика на плащането.
5. Какво е купено: стоки или услуги с код на данъчна група, количество, единична цена и стойност, общата сума и начина на плащане.
6. QR код с данните на продажбата.

Думата „най-малко“ означава, че можеш да добавиш и друга информация.

Номерът на документа

Номерът трябва да е 10-разряден, само с арабски цифри, да расте възходящо със стъпка 1 за всяка продажба и да е уникален за цялата дейност на електронния магазин и търговеца. Първият документ на нов магазин може да е например 0000000001, а следващият 0000000002.

Номерът на документа и номерът на поръчката са два отделни реквизита (т. 1 и т. 3). Номерът на поръчката идва от софтуера на магазина, който по чл. 52с трябва да генерира уникален номер на всяка поръчка.

Текстът на наредбата и становищата на НАП не уреждат изрично дали изискването „уникален за цялата дейност на електронния магазин и търговеца“ означава една поредица за всеки магазин или номера, които не се повтарят между всички магазини на един търговец. Ако имаш повече от един магазин, реши номерацията заедно със счетоводството си.

QR кодът

QR кодът се изгражда по Приложение № 18а. Според чл. 52о, ал. 1, т. 6 той съдържа уникалния номер на електронния магазин, получен от НАП, датата и часа на продажбата в софтуера на магазина, референтния номер на финансовата трансакция, сумата на продажбата и уникалния номер на клиентската поръчка. Размерът му е не по-малък от 18 на 18 мм.

QR кодът трябва да е изображение. В становище НАП посочва, че не е предвидена възможност той да бъде заменен само с текстовата информация, която съдържа.

Кога и как стига до клиента

Документът тръгва при плащането, не при изпращането на пратката. В становище НАП посочва, че при платформа, която задържа парите за определен срок, документът се предоставя при плащането, а не след като този срок изтече.

„По електронен път“ включва имейл, но и достъп в профила на клиента в сайта или приложението:

Документът е само за неприсъственото плащане с карта. При наложен платеж клиентът получава фискален или системен бон, а при пощенски паричен превод документ с данните по чл. 26, ал. 1, т. 1, 4, 7 и 8. Банковият превод не изисква документ по наредбата.

Фактура вместо документа

Наредбата допуска два варианта, когато за продажбата е издадена фактура:

В становище НАП посочва, че фактурата замества документа само ако съдържа реквизитите по т. 3 - 6, включително QR кода по Приложение № 18а.

Фактурата към клиент физическо лице не е задължителна по ЗДДС (чл. 113, ал. 3, т. 1). В становище НАП посочва, че това зависи от това кой е получателят, а не от начина на плащане.

Данъчната група

Документът съдържа код на данъчна група за всеки ред (т. 5), а чл. 52о, ал. 6 изисква всяка продажба да се регистрира по групите на чл. 27:

• група „А“ за стоки и услуги, освободени от ДДС, облагаеми с 0 % и „за продажби, за които не се начислява ДДС“;
• група „Б“ за 20 % ДДС;
• група „Г“ за 9 % ДДС.

Регистрирането по групи е задължително „независимо дали е регистрирано или не по ЗДДС“ (чл. 27, ал. 2), а групата се определя „според вида на продажбите“ (чл. 27, ал. 1). В становище НАП посочва, че и търговец без регистрация по ДДС отчита облагаемите с 20 % продажби в група „Б“. Определи групите със счетоводството си.

За продажби в друга държава от ЕС, по които не се начислява български ДДС, в становище НАП посочва, че те се отнасят в група „А“ със сумата, платена от клиента. Каква ставка се посочва за такива продажби в одиторския файл, текстът на наредбата и становищата на НАП не уреждат изрично.

Какво не е реквизит и какво не замества документа

Данни за купувача. Те не са реквизит. Документът е валиден без имейла, името или адреса на клиента.

Език и валута. Текстът на чл. 52о не урежда изрично езика и валутата на документа. Изискването за евро в Приложение № 38 се отнася до сумите в одиторския файл.

Документът на доставчика. Разписка или фактура, която доставчикът на плащането издава в своята система, не замества документа по чл. 52о. Задължението е твое, а сумата е пълната цена, платена от клиента.

Ако не искаш да изготвяш документите ръчно, Take a NAP ги издава автоматично от данните на поръчката и ги изпраща на имейла на клиента след плащането, а номерът на магазина ти влиза в QR кода на всеки документ.