Наложен платеж и одиторският файл

Наложеният платеж е услуга на куриера: клиентът плаща при получаване на пратката, а куриерът превежда сумата на търговеца. За Наредба Н-18 значение има как плаща клиентът. Затова за едни поръчки с наложен платеж се дължи фискален бон, а за други не, но ако магазинът е в алтернативния режим, всички те влизат в одиторския файл. Тук е обяснено кога се издава бон, кога наложеният платеж е пощенски паричен превод, как поръчките влизат във файла и какво става при отказ и връщане.

Плащане в брой или с карта при получаване

Чл. 3, ал. 1 от наредбата освобождава от фискален бон само изброени начини на плащане:

Плащането в брой или с карта на куриера при получаване на пратката не е сред тях. В становище НАП посочва, че когато клиентът плаща в брой или с банкова карта при получаване на стоката, продажбата се регистрира и отчита с фискален бон, и че начинът, по който куриерът превежда сумата на търговеца, е без значение.

Картата, която куриерът прочита на адреса, не е неприсъствено плащане. Определението в § 1, т. 96 от допълнителните разпоредби на ЗДДС изисква плащане „без физическо прочитане на картата“. Затова такова плащане не се отчита с документ по чл. 52о.

Наложен платеж с пощенски паричен превод

Изключение е наложеният платеж, при който клиентът плаща сумата чрез пощенски паричен превод (ППП) през пощенски оператор, лицензиран за такива преводи. Тогава фискален бон не се издава.

В становище НАП посочва, че това важи, когато куриерът е лицензиран пощенски оператор за пощенски парични преводи и още преди предаването на стоката между търговеца и куриера е договорено, че сумата ще бъде платена чрез ППП. Лицензът се проверява в публичния регистър на Комисията за регулиране на съобщенията.

При ППП търговецът дава на клиента документ с най-малко информацията по чл. 26, ал. 1, т. 1, 4, 7 и 8: наименованието и адреса си за кореспонденция, идентификационния си номер по чл. 84 от ДОПК, наименованието на стоката, кода на данъчната група, количеството и стойността, общата сума и начина на плащане. Чл. 25, ал. 3 определя как:

Разписката на пощенския оператор не е този документ: в становище НАП посочва, че тя не представлява касов бон и не е необходимо да съдържа неговите реквизити. Документ може да не се издава, ако за продажбата е издадена фактура, която съдържа тези данни. Кодът на данъчната група във фактурата не е задължителен (чл. 25, ал. 4).

Становищата по тази тема не са единни. В други становища НАП приема, че наложеният платеж не е сред освободените от фискален бон начини на плащане, включително при въпрос за наложен платеж чрез ППП. Текстът на наредбата обаче познава комбинацията: Приложение № 38 има отделен код 3, „наложен платеж с ППП“. Всяко становище обвързва само търговеца, който го е поискал, затова провери договора си с куриера и се посъветвай със счетоводството.

Бон от куриера от твое име

Когато не издаваш бона сам, той може да бъде издаден от лице, което събира сумите от твое име:

В становище НАП разглежда модел, при който куриерът издава системен бон от името на търговеца от своята интегрирана автоматизирана система, и посочва, че тези поръчки могат да бъдат включени в одиторския файл с код 6, „плащане, отразено с фискален бон“, въпреки че приложението няма отделен код за такъв бон.

Дали конкретен куриер издава бон от твое име, зависи от договора ти с него. Провери в договора кой издава бона, от чие име и от кога. Самият бон може да бъде издаден и от твое фискално устройство, като го предадеш на куриера, който го дава на клиента при плащането (чл. 25, ал. 2).

Как наложеният платеж влиза в одиторския файл

Ако магазинът ти е в алтернативния режим, файлът съдържа всички поръчки, включително тези с наложен платеж. В становище НАП посочва, че във файла се включват данни за всички продажби на електронния магазин, включително платените чрез наложен платеж, за които куриерът издава системен бон от името на търговеца.

Магазинът в алтернативния режим може да приема и наложен платеж. От 26.02.2021 г. изискването магазинът да не приема други плащания, изискващи бон, е отпаднало от чл. 3, ал. 17, а в становище НАП посочва, че няма законова забрана за едновременно използване и на други методи на плащане освен картите.

Документът по чл. 52о и наложеният платеж

Документът по чл. 52о, наричан още електронна бележка, е предвиден за неприсъствените плащания с кредитна или дебитна карта. При наложен платеж той не замества фискалния бон. Дали може да служи и като документа, който клиентът получава при пощенски паричен превод, текстът на наредбата и становищата на НАП не уреждат изрично. Кой документ получава клиентът при наложен платеж, се определя от начина, по който плаща, както е описано по-горе. Повече: Касов апарат или одиторски файл.

Отказани пратки и върнати суми

Отказана пратка. Когато клиентът откаже пратката, по наложения платеж не постъпва плащане и няма сума, която да се върне. Блокът за върнатите поръчки в одиторския файл отразява суми, върнати на клиента: полето R_AMOUNT е „Върната сума на клиента“. Отказ без плащане не е връщане на сума. Как се коригира поръчка, която вече е отразена във файл за предходен месец и после е отказана, текстът на наредбата и становищата на НАП не уреждат изрично, затова такъв случай обсъди със счетоводството си. Ако за пратката вече е издаден фискален бон, в становище НАП посочва, че регистрираният оборот се намалява по реда на чл. 31, тоест със сторно операция.

Върната стока след плащане. Когато клиентът е платил и после върне стоката, върнатата сума се отразява в блока за върнатите поръчки във файла за месеца, в който е върната, с начина на връщане: по платежна сметка, по карта, в брой или друг.

Сторно при бон. Ако продажбата е регистрирана с фискален бон, а сумата се връща в брой, наредбата изисква сторно операция в момента на връщането (чл. 31, ал. 4). Когато сумата се връща по банков път или по карта, в становище НАП посочва, че сторно бон не се издава, защото този случай е извън обхвата на чл. 31. Повече: Връщания.

Ако файлът се изготвя от софтуер, той трябва да знае как да отчете всеки начин на плащане. В Take a NAP начинът на отчитане се задава за всяко платежно средство, така че поръчките с наложен платеж да влизат във файла с кода, който отговаря на договора ти с куриера.