Касов апарат или одиторски файл: как онлайн магазинът отчита продажбите

Въпросът „трябва ли ми касов апарат?“ идва още преди първата продажба. Отговорът зависи от това как ти плащат клиентите. Наредба Н-18 дава на електронния магазин три пътя: хартиен фискален бон, бон, генериран в електронен вид, и алтернативен режим с документ по чл. 52о и одиторски файл. Ето как работи всеки от тях и как да ги комбинираш.

Общото правило

ЗДДС задължава всяко лице да регистрира продажбите си с фискален бон от фискално устройство или със системен бон от ИАСУТД, „независимо от това дали е поискан друг данъчен документ“ (чл. 118, ал. 1). Бон се издава, когато клиентът плаща „в брой, с чек, с ваучер, с банкова кредитна или дебитна карта или с други заместващи парите платежни средства“ (чл. 118, ал. 3).

Наредба Н-18 изрежда плащанията, при които бон не се издава:

„… освен когато плащането се извършва чрез внасяне на пари в наличност по платежна сметка, кредитен превод, директен дебит или наличен паричен превод, извършен чрез доставчик на платежна услуга по смисъла на Закона за платежните услуги и платежните системи, или чрез пощенски паричен превод, извършен чрез лицензиран пощенски оператор за извършване на пощенски парични преводи по смисъла на Закона за пощенските услуги.“

При пощенски паричен превод клиентът получава документ поне с данните по чл. 26, ал. 1, т. 1, 4, 7 и 8: наименование и адрес за кореспонденция на търговеца, идентификационен номер, стоките с данъчна група, количество и стойност, общата сума и начина на плащане.

Някои дейности изобщо не са задължени да използват фискално устройство (чл. 4), например свободните професии. Затова задължението за фискално устройство не важи еднакво за всеки търговец: то зависи от начина на плащане и от дейността.

Път 1: фискален бон на хартия

Това е класическият касов апарат. За електронния магазин наредбата има отделно правило:

„Когато лице по чл. 3, ал. 1 извършва продажби на стоки чрез електронен магазин, които се регистрират и отчитат чрез издаване на фискален бон на хартиен носител, бонът се издава по реда на ал. 2. В случаите на предоставяне на услуги бонът се издава и предоставя на клиента най-късно при плащане на услугата.“

Редът по ал. 2 е този за разносната търговия: търговецът издава бона и го предава на куриера, който го дава на купувача при плащането, освен когато плащането се регистрира с фискално устройство на мястото, където се предава стоката. Бон, издаден преди получаването на плащането, може да се регистрира в отделен департамент с наименование „ЕЛЕКТРОННА ТЪРГОВИЯ“ (чл. 26а, ал. 4).

Път 2: бон, генериран в електронен вид

ЗДДС допуска фискалният или системният бон да се генерира в електронен вид и да се изпрати на клиента без хартия (чл. 118, ал. 21). Наредбата урежда два случая:

• Чл. 3, ал. 18: търговец, който е избрал да използва в търговски обект софтуер от списъка на НАП (СУПТО), е подал информация по Приложение № 32 и разполага с данните за клиента по чл. 52з, ал. 17.
• Чл. 3, ал. 19: търговец, който продава чрез електронен магазин или използва ИАСУТД или ЕСФП, ако разполага с данните за клиента и пази данни за начина, датата, часа и минутата на предоставяне на бона.

Бонът се предоставя по имейл, в профил на клиента в сайта или приложението или по друг електронен начин, а при поискване се издава на хартия (чл. 25, ал. 13). За стока от електронен магазин той се издава най-късно когато стоката напусне обекта, от който се доставя, а за услуга най-късно при плащането (чл. 25, ал. 8).

Важно: бонът в електронен вид пак е фискален или системен бон. Той излиза от фискално устройство или ИАСУТД, просто не се отпечатва. В становища НАП посочва тези възможности наред с алтернативния режим.

Път 3: алтернативен режим

Третият път не минава през фискално устройство. За плащанията с карта по интернет търговецът издава документ по чл. 52о и го изпраща на клиента при плащането, а всеки месец подава одиторски файл. Режимът е по чл. 3, ал. 17 и има условия: софтуерът на магазина отговаря на чл. 52с, магазинът приема неприсъствени плащания с карта, а парите постъпват по сметки по чл. 52п. Подробно: Алтернативен режим.

Режимът засяга само неприсъственото плащане с карта. Плащане с карта на терминал при получаване на пратката не е неприсъствено, защото картата се чете физически.

Трите пътя един до друг

	Фискален бон на хартия	Бон в електронен вид (чл. 3, ал. 19)	Алтернативен режим (чл. 3, ал. 17)
Устройство	фискално устройство или ИАСУТД	фискално устройство или ИАСУТД	не е нужно за плащанията с карта по интернет
За кои плащания	всички, които изискват бон	всички, които изискват бон	само неприсъственото плащане с карта
Какво получава клиентът	бон на хартия	бон по електронен път, на хартия при поискване	документ по чл. 52о по електронен път
Кога (стока от онлайн магазин)	по реда на чл. 25, ал. 2	най-късно когато стоката напусне обекта	при плащането или авторизацията му
Регистрация по Приложение № 33	до т. 6 включително	до т. 6 включително	с данните по т. 7 и уникален номер
Месечен одиторски файл	не	не	да

Изборът е твой. В становище НАП посочва, че изборът между различните варианти за отчитане на продажбите е търговска преценка за всеки отделен електронен магазин.

СУПТО не е задължителен

СУПТО е софтуер за управление на продажбите в търговски обект, вписан в публичния списък на НАП. Производителят „може да декларира“ софтуера (ЗДДС, чл. 118, ал. 14), а търговецът „може да избере“ да го използва (чл. 118, ал. 18). В становище НАП посочва, че използването на такъв софтуер е по желание и че наредбата не въвежда лицензионен режим за него.

Алтернативният режим също не изисква СУПТО. Той изисква софтуерът на електронния магазин да генерира уникален номер на всяка поръчка, да осигурява пълнота и интегритет на данните и еднозначна автентикация на потребителите (чл. 52с).

Физически магазин плюс онлайн магазин

Продажбите в обекта (в брой или с карта на терминал) се регистрират с фискален бон, както винаги. Алтернативният режим не ги засяга: той е за продажбите чрез електронния магазин, платени неприсъствено с карта. Двата начина на отчитане могат да съществуват едновременно.

Ако в обекта използваш СУПТО от списъка на НАП, наредбата допуска продажбите на електронния магазин да се управляват чрез софтуера на магазина, „при условие че продажбите се управляват поотделно във всеки един от софтуерите“ (чл. 52з, ал. 13).

Къде е наложеният платеж

Наложеният платеж, платен в брой или с карта при получаване на пратката, изисква бон и в трите пътя, защото не е неприсъствено плащане с карта. Възможностите са:

• Твой бон. На хартия по реда на чл. 25, ал. 2 или генериран в електронен вид.
• Бон от куриера от твое име. Когато някой събира суми от името и за сметка на друго лице, продажбите могат да се регистрират с неговото фискално устройство или ИАСУТД (чл. 29, ал. 1). В становище НАП приема модел, в който куриерът издава системен бон от името на търговеца. Дали твоят куриер прави това, зависи от договора ти с него.
• Пощенски паричен превод. Ако плащането е истински пощенски паричен превод през лицензиран оператор, бон не се издава, но клиентът получава документа по чл. 26, ал. 1, т. 1, 4, 7 и 8.

Ако си в алтернативния режим, наложеният платеж не ти пречи. Поръчките с него влизат в одиторския файл с код 6 („плащане, отразено с фискален бон“) или код 3 („наложен платеж с ППП“). Подробно: Наложен платеж.

Ако избереш алтернативния режим за картите, Take a NAP издава автоматично документите по чл. 52о и генерира одиторския файл, а бонът за наложения платеж остава при теб или при куриера ти.