Алтернативен режим за онлайн магазини: какво е и кога си струва

По правило всяка продажба се регистрира с фискален бон. За плащанията с карта в онлайн магазин Наредба Н-18 предлага друг път, известен като алтернативен режим. В него клиентът получава по електронен път документ по чл. 52о, наричан още електронна бележка, а магазинът дава на НАП месечен одиторски файл. Тук е обяснено какво точно заменя режимът, какво изисква от теб и кога си струва.

Какво казва чл. 3, ал. 17

Режимът съществува от 2020 г. (ДВ, бр. 8 от 2020 г.). Текстът му днес гласи:

„Лице по ал. 1, което извършва продажби на стоки и/или услуги чрез електронен магазин, може да регистрира и отчита тези продажби вместо с фискален или системен бон чрез документ за регистриране на продажбата, който не е издаден от ФУ или ИАСУТД, когато е извършено неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта и при условие че: 1. софтуерът/софтуерите за управление на продажбите, отговаря/т на изискванията по чл. 52с; и 2. за продажбите, извършвани чрез електронния магазин, лицето приема неприсъствени плащания, извършвани с кредитна и дебитна карта.“

Две думи в този текст имат точно определение в ЗДДС:

• Електронен магазин е софтуер, достъпен през уеб браузър или мобилно приложение, чрез който се продава с договор от разстояние, като клиентът избира стоки или услуги „чрез потребителска кошница или по друг начин“. Сайт без количка също може да е електронен магазин.
• Неприсъствено плащане с карта е плащане, започнато през интернет и обработено от виртуален ПОС, без картата да се чете физически и без продавачът и купувачът да са на едно място, по продажби, при които стоката или услугата се предоставя на място, различно от търговския обект на търговеца.

Регистрацията по ДДС не е условие. И регистрираните, и нерегистрираните по ДДС търговци могат да ползват режима.

Изборът е за всеки магазин

Наредбата казва „може“: режимът е възможност, не задължение. В становище НАП посочва, че изборът между различните варианти за отчитане на продажбите е търговска преценка за всеки отделен електронен магазин. Ако имаш два магазина, можеш да ги отчиташ по различен начин.

Без режима плащанията с карта в магазина се регистрират по общото правило, с фискален или системен бон. Двата пътя са сравнени подробно в Касов апарат или одиторски файл.

Влизането в режима не става само от себе си. Магазинът се регистрира в НАП по Приложение № 33 с допълнителните данни от т. 7 и получава уникален номер. Чак тогава документите и одиторските файлове имат какво да носят като номер на магазина.

Какво заменя и какво не

Режимът заменя фискалния бон само за неприсъственото плащане с карта. Другите начини на плащане следват своите правила:

Как плаща клиентът	Какво получава
С карта в сайта (неприсъствено)	документ по чл. 52о, по електронен път
Наложен платеж, платен в брой или с карта при получаване на пратката	фискален или системен бон, освен ако плащането е пощенски паричен превод
Пощенски паричен превод	документ с данните по чл. 26, ал. 1, т. 1, 4, 7 и 8
Банков превод	нищо по Наредба Н-18

Банковият превод е освободен от бон от самия чл. 3, ал. 1:

„… освен когато плащането се извършва чрез внасяне на пари в наличност по платежна сметка, кредитен превод, директен дебит или наличен паричен превод, извършен чрез доставчик на платежна услуга по смисъла на Закона за платежните услуги и платежните системи, или чрез пощенски паричен превод, извършен чрез лицензиран пощенски оператор за извършване на пощенски парични преводи по смисъла на Закона за пощенските услуги.“

До 26 февруари 2021 г. в режима можеше да влезе само магазин, който не приема други плащания, изискващи бон. Това условие отпадна. В становище НАП посочва, че няма законова забрана магазинът да приема и други начини на плащане и че той не губи режима само защото част от продажбите са с наложен платеж, за който се издава бон. Подробно за куриерите: Наложен платеж.

Какви задължения носи

Когато влезеш в режима, наредбата изисква от теб:

1. Регистрация с данните по т. 7. Освен общите данни по Приложение № 33 подаваш начините на плащане, доставчиците на платежни услуги, идентификатора си при тях, сметките, по които получаваш плащанията, и номерата на виртуалните ПОС (чл. 52р и т. 7 от Приложение № 33). Регистрацията е преди началото на продажбите (чл. 52т, ал. 1). Регистрация на електронен магазин.
2. Документ по чл. 52о при всяко плащане с карта. Документът е четим, съдържа реквизитите от чл. 52о, ал. 1 (включително QR код) и се предоставя на клиента по електронен път при плащането или авторизацията му (ал. 5). Електронна бележка.
3. Еднозначна идентификация на всяка продажба от всеки електронен магазин (чл. 52о, ал. 4) и регистриране по данъчни групи (ал. 6).
4. Софтуер на магазина по чл. 52с. Той генерира уникален номер на всяка поръчка, осигурява пълнота и интегритет на данните и еднозначна автентикация на потребителите. При поискване даваш превод на интерфейса на български и пълен достъп до административния панел при проверка.
5. Сметки по чл. 52п (виж по-долу).
6. Одиторски файл за всеки календарен месец, до 15-о число на следващия (чл. 52т, ал. 2). Срок за подаване.
7. Актуални данни. Всяка промяна в декларираното подаваш в 7-дневен срок (чл. 52м, ал. 3). В становище НАП дава за пример използването на нов начин на плащане.

Сметките по чл. 52п

Парите от картовите плащания трябва да стигат до сметка на твое име:

„Допуска се прилагането на чл. 52о, при условие че лицата по чл. 3, ал. 17 приемат неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта само по платежни сметки в банки и/или други доставчици на платежни услуги с титуляр задълженото лице.“

Сметката може да е при доставчик, установен в ЕС или в юрисдикция, която се е задължила да обменя банкова информация за данъчни цели с България. Допуска се парите първо да влязат в сметка на доставчика, предоставил виртуалния ПОС, и после да ти бъдат преведени (ал. 2). Допуска се и виртуален ПОС на един доставчик, когато сметката ти е при друг, ако приемащият плащането е в ЕС или в такава юрисдикция и превежда парите директно до сметката ти (ал. 3).

В становище НАП посочва, че няма законово изискване чуждестранният доставчик на платежни услуги да е регистриран в БНБ, но той трябва да отговаря на условията на чл. 52п. Повече: Платежни доставчици.

Защо си струва и какво струва

Режимът не е „без задължения“. Той заменя бона за картовите плащания с дисциплина в данните. Ето честното сравнение.

Какво печелиш:

• Без фискално устройство за картовите плащания в сайта. Документът по чл. 52о не се издава от фискално устройство, а по електронен път, при самото плащане. Без режима бонът за стока от онлайн магазин се издава на хартия и куриерът го дава на клиента при плащането, или се генерира в електронен вид от фискално устройство или ИАСУТД най-късно когато стоката напусне обекта (чл. 25, ал. 2, 7 и 8).
• Свобода в начините на плащане. Можеш да приемаш наложен платеж и банков превод и да останеш в режима.
• Без задължителен специален софтуер. Режимът не изисква СУПТО. В становище НАП посочва, че наредбата определя формата и съдържанието на одиторския файл, но не и софтуера, с който се попълва. Файлът може да се генерира от платформата на магазина или от друг софтуер, стига да отговаря на Приложение № 38.

Какво поемаш:

• Повече данни при регистрацията и актуализацията им в 7 дни при промяна.
• Строг документ. 10-цифрен пореден номер, QR код по Приложение № 18а, предаване при плащането, а не по-късно.
• Месечен отчет. Одиторският файл се подава всеки месец, а порталът на НАП проверява дали данните в него са логически и аритметично верни.
• Наложеният платеж остава с бон, освен ако плащането е пощенски паричен превод. Бонът може да е твой или да се издава от куриера от твое име по договор с него.
• Правото е условно. Ако спреш да изпълняваш някое от изискванията, губиш режима.

Колкото по-голяма част от продажбите ти са с карта, толкова повече бонове заменя режимът. Ако почти всички поръчки са с наложен платеж, бонът за тях остава. Как точно да подредиш своя магазин, реши със счетоводството си.

Как се губи режимът

Последицата от неизпълнение е записана в чл. 52у:

„В случай че лицето по чл. 3, ал. 17 спре да изпълнява някое от изискванията на чл. 52о - 52т, същото няма право да прилага реда за отчитане на продажбите чрез издаване на документ за регистриране на продажбата вместо фискален или системен бон. В тези случаи органът по приходите може да разпореди заличаването на електронния магазин от списъка по чл. 52м, ал. 5, докато не бъдат изпълнени изискванията на наредбата.“

Изискванията на чл. 52о - 52т са документът, сметките, данните по т. 7, софтуерът на магазина и одиторският файл. Без правото на режима картовите продажби се връщат към общото правило, с фискален или системен бон. Повече: Санкции и загуба на режима.

Как да го поддържаш без ръчна работа

Режимът изисква два ритъма: документ при всяко плащане с карта и файл всеки месец. Наредбата не изисква определен софтуер за тях, затова можеш да ги повериш на приложение. Take a NAP издава автоматично електронните бележки и генерира одиторския файл от данните на магазина, а подаването в портала на НАП остава твое задължение.