Начини на плащане в одиторския файл: кодовете от 1 до 6

Във всеки одиторски файл всяка поръчка носи код за начина, по който е платена. Кодовете са шест и са дадени в Приложение № 38 към Наредба Н-18. Тук е обяснено какво покрива всеки код, кога към него се добавят номерът на виртуалния ПОС, референтният номер на трансакцията или идентификаторът на доставчика и кои въпроси текстът и становищата на НАП оставят открити.

Шестте кода

Кодът се записва в полето PAYM („Начин на плащане на поръчка“), което е задължително за всяка поръчка. В становище НАП посочва, че при съставянето на файла се въвеждат данни за начина на плащане на всяка отделна поръчка, като се избира вид плащане от 1 до 6. Затова във файла влизат и поръчките, платени с наложен платеж или по банков път, а не само плащанията с карта.

Какво покрива всеки код

Код 1: освободено по чл. 3 плащане без ППП

Чл. 3, ал. 1 от наредбата изброява плащанията, за които фискален бон не се издава:

„… освен когато плащането се извършва чрез внасяне на пари в наличност по платежна сметка, кредитен превод, директен дебит или наличен паричен превод, извършен чрез доставчик на платежна услуга по смисъла на Закона за платежните услуги и платежните системи, или чрез пощенски паричен превод, извършен чрез лицензиран пощенски оператор за извършване на пощенски парични преводи по смисъла на Закона за пощенските услуги.“

Код 1 е за тези освободени плащания без пощенския паричен превод: наложеният платеж с ППП има отделен код 3. Най-честият случай е банковият превод: за него фискален бон не се издава, а поръчката влиза във файла с код 1.

Код 2: виртуален ПОС

Код 2 е за плащане през виртуален ПОС. При такова плащане референтният номер на трансакцията (TRANS_N) е задължителен, а номерът на ПОС (POS_N) се попълва задължително, когато ПОС-ът е свързан директно с платежната сметка на търговеца.

Код 3: наложен платеж с ППП

Наложен платеж, при който клиентът плаща сумата чрез пощенски паричен превод през пощенски оператор, лицензиран за такива преводи. Тогава фискален бон не се издава, а клиентът получава документ с данните, които изисква чл. 3, ал. 1. Подробно, включително кога наложеният платеж е такъв превод: Наложен платеж.

Код 4: доставчик на платежни услуги

Плащане чрез доставчик на платежни услуги. При него задължително се попълва идентификаторът на доставчика (PROC_ID). Подобно разграничение прави и т. 7.2 от Приложение № 33: виртуален ПОС, предоставен на търговеца, или плащания през виртуален ПОС на доставчик, свързан с платежна сметка на доставчика, от която сумите после се превеждат на търговеца (чл. 52п, ал. 2). Кой от двата кода се използва за конкретен доставчик, текстът не уточнява.

Код 5: друг вид плащане

Текстът на кода е „друг вид плащане, неизискващо издаване на фискален бон извън посочените в т. 1 - 4“. Кои конкретни плащания попадат в него, текстът на наредбата и становищата на НАП не уреждат изрично.

Код 6: плащане, отразено с фискален бон

Плащане, за което е издаден фискален или системен бон, например наложен платеж, платен в брой или с карта при получаване на пратката. В становище НАП разглежда случай, в който куриерът издава системен бон от името на търговеца, и посочва, че тези поръчки могат да бъдат включени във файла с код 6, макар приложението да няма отделен код за такъв бон. Становището обвързва само търговеца, който го е поискал.

POS_N, TRANS_N и PROC_ID

Трите полета са отбелязани в приложението като незадължителни, но бележките към тях казват кога стават задължителни:

Поле	Наименование в Приложение № 38	Кога се попълва
POS_N	Номер на виртуален ПОС	Задължително, когато плащането е извършено чрез виртуален ПОС, свързан директно с платежна сметка на задълженото лице. Попълва се и когато плащането е чрез виртуален ПОС на доставчик на платежни услуги и търговецът разполага с неговия номер.
TRANS_N	Референтен номер на финансовата трансакция	Задължително, когато плащането е извършено чрез виртуален ПОС.
PROC_ID	Идентификатор на доставчика на платежни услуги	Задължително, когато плащането е извършено чрез доставчика на платежни услуги. Посочва се ЕИК, а за чуждестранни лица ДДС номер, номер от търговски регистър, идентификационен номер за данъчни цели или друг, както и наименование на доставчика.

Референтният номер на трансакцията е и реквизит на документа по чл. 52о при всяко плащане с карта (чл. 52о, ал. 1, т. 4), а QR кодът на документа също го съдържа. Във файла обаче TRANS_N е задължителен само при плащане чрез виртуален ПОС.

Наредбата не казва откъде се взимат данните за PROC_ID. Потърси ги в договора с доставчика или в неговата информация за юридическото лице. Самите доставчици се декларират в т. 7.2 от Приложение № 33. Повече за отделните видове доставчици: Платежни доставчици.

Когато не знаеш как точно е платил клиентът

Понякога системата за плащане не показва дали клиентът е платил с карта или с превод от собствената си платежна сметка. В становище НАП посочва, че ако търговецът няма тази информация, двата вида плащания, направени чрез системите за електронни плащания, могат да се регистрират и отчитат с документ по чл. 52о, при наличие на надеждна одитна следа в счетоводството. Едно и също плащане не бива да се отчита два пъти.

Сумата е тази, която плаща клиентът

Сумата на продажбата е цената, която клиентът плаща, а не сумата, която получаваш след таксите и комисионите на платформата или на доставчика на платежни услуги. В становище за стойността на бона НАП посочва, че тя е цената, която клиентът заплаща по поръчката, „а не разликата между продажната цена и удържаните такси и комисионни от платформата“. Таксите на доставчика не намаляват сумата на продажбата.

Какво остава неуредено

Текстът на наредбата и становищата на НАП не уреждат изрично няколко въпроса, които търговците задават често:

• Кой код е за конкретен доставчик. Приложението има отделни кодове за „виртуален ПОС“ (2) и „доставчик на платежни услуги“ (4), но не казва по какъв признак се разграничават и не назовава доставчици. Провери договора си с доставчика и се посъветвай със счетоводството.
• Apple Pay и Google Pay. Определението в § 1, т. 96 от допълнителните разпоредби на ЗДДС обхваща плащане с кредитна или дебитна карта „или друг картово базиран платежен инструмент“ през виртуален ПОС. Дали дигиталните портфейли попадат тук, текстът и становищата на НАП не уточняват.
• Код 5. Не е ясно кои плащания се отчитат с него.

Ако файлът се изготвя от софтуер, кодът на всяка поръчка идва от начина на плащане, записан в магазина. В Take a NAP начинът на отчитане се задава за всяко платежно средство на магазина, затова провери настройката, когато добавяш нов начин на плащане.