10 мита за одиторския файл и какво всъщност казва наредбата

Около одиторския файл се разказват много неща, част от които са били верни преди години, а друга част никога не са били. Събрахме десетте, които чуваме най-често, и ги сравнихме с текста на Наредба Н-18. Където НАП е изразила позиция в становище, го казваме изрично.

Мит 1: „Одиторски файл подават само фирмите, регистрирани по ДДС“

Не е вярно. Алтернативният режим в чл. 3, ал. 17 е за „лице по ал. 1“, тоест за всяко лице, което е длъжно да регистрира продажбите си с фискален бон. Условията в самата ал. 17 са две: софтуерът на магазина да отговаря на чл. 52с и магазинът да приема неприсъствени плащания с кредитна и дебитна карта, а чл. 52п добавя изисквания към сметките, по които постъпват плащанията. Регистрация по ДДС не е сред тях.

Същото следва и от ЗДДС: чл. 118, ал. 1 започва с „Всяко регистрирано и нерегистрирано по този закон лице“. А чл. 27, ал. 2 от наредбата изрично казва, че лицето регистрира продажбите си „независимо дали е регистрирано или не по ЗДДС“. Кой подава одиторски файл

Мит 2: „Във файла влизат само плащанията с карта“

Не е вярно. Документът по чл. 52о се издава при плащане с карта, но кодовете за начина на плащане в Приложение № 38 са шест и покриват и други начини: наложен платеж, банков превод, плащане, отразено с фискален бон. В становище НАП посочва, че файлът трябва да съдържа информация за всички направени в електронния магазин поръчки и начина, по който са платени. Начини на плащане във файла

Мит 3: „С одиторския файл не ти трябва бон за наложения платеж“

Не е вярно, и тази грешка е най-важно да избегнеш. Поръчките с наложен платеж влизат във файла, но файлът не замества фискалния бон там, където бон се дължи. Наложен платеж, платен при доставката, по правило изисква бон, който може да бъде издаден от теб или от куриера от твое име, според договора ти с него. Изключение е пощенският паричен превод: при него бон не се издава, а клиентът получава документ с определено съдържание. Наложен платеж и одиторският файл

Мит 4: „Платформата подава файла вместо теб“

Не е вярно. Задължението по чл. 52т, ал. 2 е на търговеца. Наредбата не казва кой изготвя файла: може да го генерира платформата на магазина, приставка или външна услуга, и в становище НАП посочва, че това е допустимо, стига файлът да отговаря на Приложение № 38. Но подаването и верността на файла остават твоя отговорност. Как се подава

Мит 5: „Одиторският файл се подава веднъж годишно“

Не е вярно за онлайн магазините. Наредба Н-18 познава и годишен „стандартизиран одиторски файл“ по Приложение № 37, който се подава до 31 януари на следващата година. Той обаче е за търговци по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС, които използват софтуер за управление на продажбите по чл. 52а¹. Файлът на електронния магазин е по Приложение № 38 и се подава за всеки календарен месец, до 15-о число на следващия. Срок за подаване

Мит 6: „За месец без продажби трябва нулев файл“

Не е вярно. В становище НАП посочва, че в нормативната уредба няма разпоредба, която да задължава магазина да подава файл за месец без нито една продажба през електронния магазин, и че за такъв месец файл не се подава.

Мит 7: „Трябва ти сертифициран софтуер или СУПТО“

Не е вярно. Наредбата поставя изисквания към софтуера на електронния магазин в чл. 52с, например да дава уникален номер на всяка поръчка. За самия файл тя определя формата и съдържанието, а в становище НАП посочва, че не урежда методите и софтуера, с които се попълва. Одобрение или сертификат за софтуера, който изготвя файла, наредбата не изисква. Касов апарат, СУПТО или одиторски файл

Мит 8: „Ако 15-о число е събота, имаш време до понеделник“

Това не е уредено. Чл. 52т, ал. 2 казва „до 15-о число на месеца, следващ месеца, за който се отнася“, а нито текстът на наредбата, нито становищата на НАП уточняват дали срокът се премества, когато 15-о число е почивен ден. Сигурният ход е да не разчиташ на преместване: подай файла до 15-о число, а когато то е в почивен ден, в последния работен ден преди него. Всички срокове

Мит 9: „Фискалното устройство е задължително за всеки търговец“

Не е вярно. Задължението за фискален бон зависи от начина на плащане и от дейността. Чл. 3, ал. 1 изключва плащанията по банков път, с директен дебит, чрез наличен паричен превод през доставчик на платежна услуга и с пощенски паричен превод. Чл. 4 освобождава някои дейности, например свободните професии. А алтернативният режим по чл. 3, ал. 17 позволява на онлайн магазина да отчита плащанията с карта с документ по чл. 52о вместо с бон. Алтернативният режим

Мит 10: „Уникалният номер на магазина се вижда в публичния регистър“

Не е вярно. Публичният списък на електронните магазини съдържа данните по Приложение № 36, а уникалният номер по чл. 52т, ал. 1 не е сред тях. Номерът се получава при регистрацията на магазина в режима и трябва да го пазиш: той е задължително поле във всеки одиторски файл и част от QR кода на всеки документ по чл. 52о. Регистрация на електронния магазин

Защо митовете оцеляват

Режимът за онлайн магазините съществува от 2020 г. и оттогава е изменян няколко пъти: през 2021 г. се промениха условията му, а от 2026 г. сумите във файла са в евро. Много текстове в интернет, а и част от становищата на НАП, описват по-ранна редакция. Затова всяка страница в наръчника посочва точните членове, на които стъпва, и датата, на която е проверена.

Ако искаш файлът да се изготвя всеки месец без ръчна работа, Take a NAP го генерира от данните на магазина ти. Подаването в НАП остава при теб.