Какво е одиторски файл и защо НАП го изисква

Когато продаваш онлайн, Наредба Н-18 по правило иска всяка продажба да бъде регистрирана с фискален бон. За електронните магазини обаче има по-удобен път, наречен алтернативен режим. В него вместо фискален бон за плащанията с карта клиентът получава по електронен път документ по чл. 52о, често наричан електронна бележка. В замяна магазинът дава на НАП месечен отчет с поръчките си. Този отчет е одиторският файл.

Какво казва наредбата

Задължението е формулирано в чл. 52т, ал. 2 от Наредба Н-18:

Първото изречение на същата алинея определя, че файлът се подава за всеки календарен месец и се изготвя съгласно Приложение № 38. Приложението описва всяко поле на файла: името му, XML елемента, типа данни и дали е задължително. Ал. 3 на същия член уточнява, че подаването става по електронен път по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс.

Наредбата нарича документа „стандартизиран одиторски файл“. В практиката се срещат и „одиторски XML файл“, „одиторски файл за НАП“ и „месечен файл към НАП“. Става дума за едно и също.

Защо съществува

При фискалния бон информацията за продажбата минава през фискално устройство, свързано с НАП. При алтернативния режим такъв бон за плащанията с карта няма, затова НАП получава информацията по друг път: веднъж месечно, в стандартизиран вид, за целия електронен магазин.

Затова одиторският файл и документът по чл. 52о вървят заедно. Документът е за клиента и се издава при всяко плащане с карта. Файлът е за НАП и обобщава месеца.

Какво има във файла

Файлът е XML с четири вида информация:

1. Данни за магазина. ЕИК на търговеца, уникалният номер на електронния магазин, получен от НАП при регистрацията, типът на магазина (собствен или нает домейн или онлайн платформа), домейнът, датата на създаване на файла, месецът и годината.
2. Поръчките за месеца. За всяка поръчка: номер и дата, номер и дата на документа по чл. 52о, когато е издаден, артикулите с количество, единична цена без ДДС, ставка и сума на ДДС, както и общите суми с отстъпките.
3. Начинът на плащане. Код от 1 до 6, който показва как е платена поръчката: виртуален ПОС, доставчик на платежни услуги, наложен платеж с пощенски паричен превод и други. За някои кодове се попълват и номерът на виртуалния ПОС, номерът на трансакцията или идентификаторът на доставчика.
4. Върнатите суми. Колко поръчки са върнати изцяло или частично през месеца, кога и по какъв начин са възстановени парите.

Подробно описание на всяко поле, с пример, има в Съдържание на одиторския файл. От 1 януари 2026 г. полетата за суми в Приложение № 38 са „в евро“.

Кой го подава

Само търговецът в алтернативния режим. Чл. 52т, ал. 2 се отнася до „лицето по чл. 3, ал. 17“, тоест до магазина, който е избрал да издава документ по чл. 52о при неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта. В становища НАП посочва, че разпоредбата е приложима „само и единствено“ в този случай.

Подробно, с всички частни случаи: Кой подава одиторски файл.

Кога и как се подава

• Срок: до 15-о число на месеца, следващ отчетния. Файлът за януари се подава до 15 февруари, за февруари до 15 март и така нататък. Всички срокове.
• Месец без продажби: според становище на НАП файл не се подава.
• Начин: по електронен път, с квалифициран електронен подпис, чрез услугата „Стандартизиран одиторски файл от лице по чл. 3, ал. 17 от Наредба №Н-18/2006 г.“ в портала за е-услуги на НАП. Стъпка по стъпка.
• Проверка: при подаване порталът проверява дали данните във файла са логически и аритметично верни. Файл с грешки се отхвърля. Какво да направиш, ако файлът ти е отхвърлен.

С какво не бива да се бърка

С годишния файл по Приложение № 37. Наредба Н-18 познава още един „стандартизиран одиторски файл“. Той е за търговци по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС, които използват софтуер за управление на продажбите по чл. 52а¹, обхваща всички продажби, регистрирани в софтуера, и се подава веднъж годишно, до 31 януари на следващата година. Месечният файл на онлайн магазините е друг документ, по друго приложение и с друг срок.

С документа за клиента. Документът по чл. 52о (електронната бележка) се изпраща на купувача при плащането. Одиторският файл не се изпраща на клиенти, а само на НАП.

С регистрацията на магазина. Преди да започнеш да продаваш, декларираш електронния си магазин в НАП по Приложение № 33, а с данните по т. 7 за алтернативния режим получаваш уникален номер. Това е еднократно действие, с актуализация при промяна. Файлът се подава всеки месец и използва този номер. Регистрация на електронен магазин.

Какво става, ако не го подадеш

Чл. 52у от наредбата предвижда следното: ако търговецът в алтернативния режим спре да изпълнява някое от изискванията на чл. 52о - 52т, той губи правото да издава документ по чл. 52о вместо фискален бон. Подаването на одиторския файл е едно от тези изисквания. Органът по приходите може да разпореди и заличаване на магазина от публичния списък на електронните магазини, докато изискванията не бъдат изпълнени. Повече: Санкции и загуба на режима.

Трябва ли да го правиш ръчно

Не е нужно. Наредбата определя формата и съдържанието на файла, но не и софтуера, с който се изготвя. В становище НАП посочва, че файлът може да бъде генериран от платформата на магазина или от друг софтуер, стига да отговаря на Приложение № 38. Задължението да бъде подаден остава на търговеца.

На практика файлът се изготвя от данните в магазина ти: поръчки, плащания, издадени документи и върнати суми. Колкото повече поръчки имаш, толкова по-трудно е да го попълниш на ръка без грешки, а порталът на НАП проверява данните при подаване и отхвърля файл с несъответствия. Затова има софтуер, който изготвя файла от данните на магазина. Take a NAP прави точно това за 20 платформи, сред които Shopify, WooCommerce и Wix.