Често задавани въпроси за одиторския файл

Стандартизиран XML файл с информация за поръчките в електронния магазин за един календарен месец. Задължението е в чл. 52т, ал. 2 от Наредба Н-18, а полетата на файла са определени в Приложение № 38. Какво е одиторски файл

Не. Задължението по чл. 52т, ал. 2 е за лицето по чл. 3, ал. 17, тоест за търговеца, който е избрал алтернативния режим. В становища НАП посочва, че разпоредбата е приложима „само и единствено“ в този случай. Кой подава одиторски файл

Възможност по чл. 3, ал. 17 от Наредба Н-18: продажбите в електронен магазин, платени неприсъствено с кредитна или дебитна карта, се регистрират с документ по чл. 52о вместо с фискален бон. Режимът е избор, а не задължение, и се избира за всеки електронен магазин поотделно. Алтернативният режим

Зависи от начина на плащане. В алтернативния режим документът по чл. 52о замества бона само за неприсъствените плащания с карта. Наложен платеж, платен при получаване, изисква фискален или системен бон, освен когато е уговорен като пощенски паричен превод, а банковият превод не изисква бон. Касов апарат или одиторски файл

Не. Регистрацията по ДДС не е условие за режима и не променя задълженията по Наредба Н-18: регистрираните и нерегистрираните търговци регистрират магазина, издават бон или документ по чл. 52о и подават файла по един и същ ред. Алтернативният режим

Не. Одиторският файл на електронния магазин е по Приложение № 38 и се подава за всеки календарен месец. Годишният стандартизиран одиторски файл по Приложение № 37 е друг документ, за търговци, които използват софтуер за управление на продажбите по чл. 52а¹. Какво е одиторски файл

Не. В становище НАП посочва, че наредбата въвежда изисквания за формата, съдържанието, сроковете и начина на подаване на файла, но не и за софтуера, с който се попълва. Файлът може да бъде генериран от платформата на магазина, от приставка или от външна услуга, стига да отговаря на Приложение № 38. Как се подава одиторски файл

Одиторски файл подава само търговецът в алтернативния режим, а режимът е за неприсъствените плащания с карта. В становище НАП посочва обаче, че наложеният платеж, платен при получаването, изисква фискален бон и прави продавача лице по чл. 3, което регистрира магазина си по Приложение № 33. Бон не се издава само когато наложеният платеж е уговорен като пощенски паричен превод. Кой подава одиторски файл

Не. В становище НАП посочва, че магазин, който приема само плащания, освободени от фискален бон, например банкови преводи и пощенски парични преводи, не попада сред задължените по чл. 3 лица. Той няма задължение да регистрира магазина, може да го направи доброволно, и не подава одиторски файл. Кой подава одиторски файл

Магазинът ти в платформа е твой електронен магазин, ако платформата има функционалността на електронен магазин по § 1, т. 87 от ДР на ЗДДС. Всеки канал се регистрира отделно, а ако си в алтернативния режим, за всеки се подава отделен файл. Операторът на платформата не подава вместо теб. Маркетплейси

Не. Според становища на НАП всеки домейн е отделен електронен магазин и се декларира отделно, дори при обща администрация и обща платежна сметка. Всеки магазин в режима получава свой уникален номер, затова и файлът е отделен. Кой подава одиторски файл

Може да бъде. Определението в § 1, т. 87 от ДР на ЗДДС допуска избор на стоки „чрез потребителска кошница или по друг начин“, а в становище НАП посочва, че липсата на кошница сама по себе си не означава, че сайтът или приложението не е електронен магазин. Преценката е на лицето, което го стопанисва. Кой подава одиторски файл

Преди началото на продажбите подаваш информация по Приложение № 33 по електронен път, с квалифициран електронен подпис, чрез услугата „Информация, подавана от лицата по чл. 3 от Наредба №Н-18/2006 г., извършващи продажби на стоки/услуги чрез електронен магазин“ в портала на НАП. Регистрация на електронен магазин

НАП присвоява номера, когато подадеш т. 7 от Приложение № 33, тоест информацията по чл. 52р, която попълват търговците в алтернативния режим. В становище НАП посочва, че номерът се вписва в електронното съобщение-потвърждение. Регистрация на електронен магазин

Не. Публичният списък на електронните магазини съдържа данните по Приложение № 36, сред които няма уникалния номер. Пази го от потвърждението, което получаваш при регистрацията. Регистрация на електронен магазин

В 7-дневен срок от промяната, по чл. 52м, ал. 3. Доставчиците на платежни услуги са част от данните в т. 7 от Приложение № 33, а в становище НАП посочва, че и използването на нов метод на плащане е промяна, която се декларира в този срок. Регистрация на електронен магазин

Не. В становище НАП посочва, че чл. 52м, ал. 1 не предвижда тестване на системата в реална среда без регистрация на електронния магазин по Приложение № 33. Регистрация на електронен магазин

До 15-о число на месеца, следващ месеца, за който се отнася. Файлът за октомври се подава до 15 ноември, а файлът за декември до 15 януари на следващата година. Срок за подаване

Не. В становище НАП посочва, че няма разпоредба, която да задължава търговеца да подава файл за месец, в който не е извършил нито една продажба чрез електронния си магазин. За такъв месец не се подава и „нулев“ файл. Срок за подаване

Наредбата препраща към реда на ДОПК, но нито тя, нито становищата на НАП казват изрично дали срокът по чл. 52т, ал. 2 се премества. Затова подай файла до 15-о число, а когато то е в почивен ден, в последния работен ден преди него. Срок за подаване

Наредбата определя само крайния срок. Файлът обаче е за целия календарен месец, затова се изготвя и подава след края му, между 1-во и 15-о число на следващия месец. Срок за подаване

По чл. 52у търговецът, който спре да изпълнява някое от изискванията на чл. 52о - 52т, губи правото да отчита картовите плащания с документ по чл. 52о вместо с фискален бон, а магазинът може да бъде заличен от публичния списък, докато изискванията не бъдат изпълнени. Санкции и загуба на режима

Наредба Н-18 не съдържа отделна глоба за одиторския файл. ЗДДС има обща санкция за нарушение на чл. 118 или на нормативен акт по прилагането му (чл. 185, ал. 2), но текстът и становищата на НАП не уреждат изрично как тя се прилага към неподаден или закъснял файл. Отделно, по чл. 52у се губи правото на режима. Санкции и загуба на режима

По електронен път, с квалифициран електронен подпис, чрез услугата „Стандартизиран одиторски файл от лице по чл. 3, ал. 17 от Наредба №Н-18/2006 г.“ в портала за е-услуги на НАП. Как се подава одиторски файл

Не. Подаването е по електронен път по реда на ДОПК, чрез услугата в портала на НАП. В становище по случай, в който файлът е изпратен по имейл, НАП посочва, че изискванията на наредбата не са спазени. Как се подава одиторски файл

Да. Становищата на НАП описват услугата за одиторския файл като достъпна с квалифициран електронен подпис, а наредбата изисква КЕП и за регистрацията на магазина. Как се подава одиторски файл

Наредбата препраща към реда на ДОПК и не урежда изрично подаването от счетоводител или друго упълномощено лице, а становищата на НАП не разглеждат въпроса. Задължението остава на търговеца, затова уточни предварително с НАП как да бъде уредено. Как се подава одиторски файл

В становища НАП посочва, че файлът трябва да съдържа уникалния номер на електронния магазин и логически и аритметично коректна информация, чиято вярност се проверява при подаването през електронната услуга. Грешки при подаване

Открий причината в данните на магазина и я поправи там, изготви файла отново със софтуера, който го е създал, и го подай преди изтичането на срока. Не редактирай XML файла на ръка, а ако данните са верни и файлът пак не минава, питай доставчика на софтуера. Грешки при подаване

Наредбата и Приложение № 38 не съдържат процедура за коригиране или повторно подаване на вече подаден файл, а становищата на НАП не я описват. При нужда от корекция се обърни към НАП или към счетоводството си. Как се подава одиторски файл

Подадения XML файл без последващи промени, резултата от проверката в портала и данните, от които е изготвен файлът: поръчките, документите по чл. 52о и върнатите суми за месеца. Как се подава одиторски файл

Данни за магазина и месеца, данни за всяка поръчка (номер, дата, документ по чл. 52о, артикули, общи суми и начин на плащане) и блок с върнатите на клиентите суми. Полетата са определени в Приложение № 38. Съдържание на одиторския файл

Не. Документът по чл. 52о се издава при плащане с карта, но Приложение № 38 има кодове и за другите начини на плащане, а според становища на НАП файлът съдържа всички направени в електронния магазин поръчки и начина, по който са платени. Съдържание на одиторския файл

Не. Приложение № 38 няма поле за име, адрес, имейл или ДДС номер на купувача. Поръчката се идентифицира с номера си в софтуера на магазина и с номера на документа по чл. 52о, когато такъв е издаден. Съдържание на одиторския файл

Приложение № 38 има поле за ставката на ДДС на всеки артикул, но не и за кода на данъчната група. Данъчната група е реквизит на документа по чл. 52о, а не поле във файла. Съдържание на одиторския файл

Не. Заглавната част на файла има едно поле за уникален номер и едно за уеб адрес, а всеки магазин се регистрира отделно и получава свой номер. Затова всеки магазин има свой файл. Съдържание на одиторския файл

Да, от 1 януари 2026 г. Тогава влиза в сила изменението на Приложение № 38, обнародвано в ДВ, бр. 42 от 2025 г., с което полетата за суми са „в евро“. Одиторският файл в евро

Текстът на наредбата и становищата на НАП не уреждат изрично в каква валута е файлът за декември 2025 г., който се подава през януари 2026 г. Съгласувай подхода със счетоводството си. Одиторският файл в евро

Шест, по Приложение № 38: 1 освободено по чл. 3 плащане без ППП, 2 виртуален ПОС, 3 наложен платеж с ППП, 4 доставчик на платежни услуги, 5 друг вид плащане, неизискващо издаване на фискален бон, и 6 плащане, отразено с фискален бон. Начини на плащане

Код 1. Чл. 3, ал. 1 от Наредба Н-18 освобождава от фискален бон плащането с кредитен превод, внасяне на пари по сметка, директен дебит и наличен паричен превод чрез доставчик на платежна услуга. Начини на плащане

TRANS_N е задължителен, когато плащането е извършено чрез виртуален ПОС. POS_N е задължителен, когато ПОС-ът е свързан директно с платежна сметка на търговеца, и се попълва при ПОС на доставчик на платежни услуги, ако търговецът разполага с номера му. Начини на плащане

Когато плащането е чрез доставчик на платежни услуги, PROC_ID е задължителен: ЕИК, а за чуждестранни лица ДДС номер, номер от търговски регистър, идентификационен номер за данъчни цели или друг, както и наименованието на доставчика. Наредбата не казва откъде се взимат данните: провери договора си с доставчика. Начини на плащане

Приложение № 38 има отделни кодове за виртуален ПОС (2) и за доставчик на платежни услуги (4), но не назовава конкретни доставчици. Кой код е за отделен доставчик, текстът и становищата на НАП не уреждат изрично. Платежни доставчици

Определението в § 1, т. 96 от ДР на ЗДДС обхваща кредитна или дебитна карта „или друг картово базиран платежен инструмент“. Дали дигиталните портфейли попадат тук, текстът на наредбата и становищата на НАП не уреждат изрично. Начини на плащане

Да, ако магазинът е в алтернативния режим. В становища НАП посочва, че файлът съдържа данни за всички продажби на електронния магазин, включително платените чрез наложен платеж. Кодът е 3 при пощенски паричен превод и 6, когато плащането е отразено с фискален бон. Наложен платеж

Не. Файлът отразява как е платена поръчката, но не замества фискалния бон там, където той се дължи. Плащането при получаване изисква фискален или системен бон, освен когато наложеният платеж е уговорен като пощенски паричен превод. Наложен платеж

Наложен платеж, при който клиентът плаща чрез пощенски паричен превод през оператор, лицензиран за такива преводи. Тогава бон не се издава, а клиентът получава документ с данните по чл. 26, ал. 1, т. 1, 4, 7 и 8. В становище НАП посочва, че преводът трябва да е договорен с куриера преди предаването на стоката, но други становища приемат, че наложеният платеж изисква бон. Наложен платеж

Чл. 29, ал. 1 допуска, когато едно лице събира суми от името и за сметка на друго, продажбите да се регистрират с неговото фискално устройство или система. В становище НАП посочва, че поръчки със системен бон, издаден от куриера от името на търговеца, могат да бъдат включени във файла с код 6. Дали твоят куриер прави това, зависи от договора с него. Наложен платеж

При отказ по наложения платеж не постъпва плащане и няма сума, която да се върне. Блокът за върнатите поръчки в одиторския файл отразява суми, върнати на клиента, затова отказ без плащане не е връщане на сума. Как се коригира поръчка, вече отразена във файл за предходен месец, текстът и становищата на НАП не уреждат изрично. Наложен платеж

В отделен блок за върнатите поръчки: номерът на поръчката, върнатата сума, датата и начинът на връщане (по платежна сметка, по карта, в брой или друг). Връщания

По текста на Приложение № 38: в месеца, в който сумата е върната на клиента. Блокът отчита „изцяло или частично върнати поръчки през периода“ и съдържа „Дата на връщане на сумата“. Връщания

Не. Наредбата не предвижда сторно или друг документ за връщане към документа по чл. 52о. В становище НАП посочва, че когато сумата се връща по платежна сметка или по карта, операцията е извън обхвата на чл. 31 и сторно бон не се издава. Връщания

Като пълното: Приложение № 38 говори за изцяло или частично върнати поръчки, затова се посочва сумата, която реално е върната, с датата и начина на връщане. Връщания

Текстът на наредбата и становищата на НАП не уреждат изрично дали оспореното плащане се отразява като връщане в одиторския файл. Обсъди подхода със счетоводството си. Връщания

Документът, с който търговецът в алтернативния режим регистрира продажба, платена неприсъствено с карта, вместо с фискален бон. Наредбата го нарича „документ за регистриране на продажбата“, а „електронна бележка“ е разговорното му название. Електронна бележка

При плащането с карта или при авторизацията на плащането от виртуалния ПОС, по чл. 52о, ал. 5. В становище НАП посочва, че това не става след изтичане на срок, през който платформата държи парите. Електронна бележка

Не. Сред реквизитите по чл. 52о, ал. 1 няма данни за купувача. Документът съдържа данни за търговеца, наименование, номер и дата, номер на поръчката, референтен номер на трансакцията, стоките с код на данъчна група и QR код. Електронна бележка